A rastreabilidade de produto é uma exigência de indústrias de diversos segmentos, tais como farmacêutico, alimentício e automotivo. E para garantir que é capaz de rastrear a origem e o destino de cada lote de material, as empresas criam procedimentos de trabalho que vinculam todas as informações que permitem identificar os materiais utilizadas na produção, e também em quais produtos o material foi utilizado.

A rastreabilidade permite:

• Aumentar a visibilidade dos processos;
• Minimizar os custos com recall;
• Estar em conformidade com as regularizações do governo;
• Otimizar os processos produtivos.

Se você chegou até aqui, é porque já sabe o que é rastreabilidade e como fazer – caso não saiba, explicamos neste post. Neste artigo falaremos do que você NÃO DEVE FAZER para conseguir manter seus processos confiáveis e garantir a rastreabilidade dos seus produtos.

5 maneiras de sabotar a sua estratégia de rastreabilidade de produtos.

1. Não saber em detalhes como é feito o controle

Muitos gestores acreditam que possuem todas as informações necessárias para garantir a rastreabilidade, no entanto, na prática, não é bem assim. Quando ocorre uma situação em que é necessário utilizar essas informações, por exemplo, nos casos de recall, eles descobrem que os dados estão espalhados em vários sistemas e planilhas diferentes, e que ainda existem diversos controles em papel, por isso o tempo necessário para encontrar e compilar todas as informações é muito longo. No fim, é claro que as informações não são 100% confiáveis, devido a possibilidade de se perderem no caminho. Por isso, é muito importante que este processo seja auditado pela direção, e que os gestores e diretores que possuem uma visão mais sistêmica saibam exatamente como ele é feito dentro da empresa.

2. Deixar na mão do fornecedor

Algumas empresas confiam que seus fornecedores fazem este controle e, se necessário, poderão fornecer os dados. Um grande erro. Porque? Primeiro, se você quer informações de qualidade, deve ter controle sobre elas e segundo, não basta ter o controle até a entrada do material na empresa, é preciso controlar também os processos internos.

3. Não ter pessoas bem treinadas

Para garantir a rastreabilidade dos produtos, não basta criar processos e controles. É preciso ir além e conscientizar as pessoas responsáveis por alimentar estes controles com informações. Mesmo que você possua um sistema integrado que automatize grande parte dos processos, sempre haverá informações que serão alimentadas por pessoas. E caso ela não tiverem consciência da importância do seu trabalho e comprometimento com a qualidade da informações, a rastreabilidade da sua empresa pode estar falhando e você só saberá disso quando ocorrer um problema e precisar rastrear.

Na QS nos deparamos com situações assim. Um exemplo que já vimos acontecer, é a pessoa fazer a emissão da nota fiscal e modificar o número de lote que foi informado pela pessoa que separou o material na expedição. Este pequeno detalhe acaba com toda a rastreabilidade dos produtos, pois você estará enviando um lote para o cliente e informando outro na nota. O problema é que a pessoa do faturamento não tem ideia da gravidade desse erro, devido a falta de treinamento.

4. Ver a rastreabilidade como burocracia e não como melhoria

Existem muitas empresas que veem a rastreabilidade como uma maneira de reduzir riscos ou os custos de reposição, no caso de se detectar um lote com defeito. Ou ainda, apenas como uma burocracia imposta por seu cliente. No entanto, este processo deveria ser visto como uma iniciativa para melhorar a eficiência da cadeia produtiva e qualidades das entregas ao cliente final. Sem essa visão, as pessoas não dão a importância que deveriam ao processo e podem comprometer a qualidade dos dados e informações geradas.

5. Não ter os processos de controle automatizados

É comum que em um primeiro momento, as empresas tentem realizar este controle de forma manual. Os experts do excel na empresa, criam diversas planilhas para registrar as notas fiscais recebidas, as ordens de fabricação geradas e o controle dos itens que saíram do estoque. Porém, estarem em uma planilha não significa que elas são integradas, e devido ao volume de planilhas para alimentar, uma delas pode facilmente ser esquecida e perder a rastreabilidade. Automatizar este processo garante mais agilidade e confiabilidade nos dados.

Alguém na sua empresa anda sabotando a rastreabilidade mas nem percebe isso? Compartilhe este post com ela. A troca de informações e o aprendizado é o melhor caminho para criar ambientes de trabalho mais produtivos.

Sua empresa precisa garantir a rastreabilidade da produção, mas tem enfrentado dificuldade em fazer isso em planilhas? O seu sistema atual não atende no nível de exigência do seu cliente? Nós podemos te ajudar! Solicite uma apresentação do Q4-ERP Industrial para conhecer todos os recursos e saber como podemos ajudar a sua indústria a garantir a rastreabilidade.