As indústrias enfrentam diariamente o desafio de produzir mais, com mais qualidade e com um custo cada vez menor. E para isso, a gestão de custos é uma área estratégica da empresa. Mas como você pode buscar reduzir custos se ainda não conhece os custos reais da empresa?

Além da apuração de custos, é preciso estar atento a algumas práticas (falhas) comuns que prejudicam a sua gestão. Uma vez que mascaram os números e geram resultados incorretos e não confiáveis para tomada de decisão.

Para te ajudar listamos aqui 6 práticas que interferem no cálculo de apuração de custos feito pelo Q4-ERP. Independente da ferramenta utilizada para cálculo, as mesmas práticas com certeza interferem na apuração de custos.

1. Cadastro de quantidade ou unidade de medida

Um erro bastante comum é não incluir na estrutura do produto (lista de material) a quantidade total consumida para a produção da peça, incluindo a quantidade que será perdida no processo. Como resultado sempre sobram quantidades em estoque, que depois precisam ser ajustados para realizar a saída de sucata. Além disso, o erro interfere na entrega do Bloco K do SPED.

Exemplo: Se com uma chapa de aço você consegue produzir 4 peças o controle de estoque deve ser feito em KILO. Para que o peso seja divido por 4 e na Estrutura do Produto você informe o peso total que sairá do estoque para produzir. Isto já incluí a quantidade que será perdida que vai virar retalho e depois vendida como sucata.

+Leia Mais: COMO PREPARAR OS CONTROLES DE PRODUÇÃO PARA O BLOCO K DO SPED FISCAL

2. Receber NFe com unidade de medida diferente do controle de estoque

Se ao fazer o recebimento de um material, este for registrado no estoque com uma unidade de medida diferente do controle de estoque daquele material, o custo será calculado errado. Nos recebimento manuais, por exemplo, é comum que as pessoas digitem a quantidade informada na nota fiscal, mas não se atentar à unidade de medida.

Exemplo: Caso o controle de estoque seja feito em TONELADAS e a unidade de medida da nota fiscal é em KILOS, o usuário coloca a quantidade correta (1.000), mas ao invés de informar a unidade de medida em KILOS para o sistema efetuar a conversão, ele deixa em TONELADAS.

3. Cadastrar conversão de unidade de medida errada

O custo de um material é sempre calculado pela unidade de estoque. Portanto, é preciso que exista um fator de conversão, para que os materiais enviados pelo fornecedor sejam convertidos para a unidade de medida usada no estoque. Caso uma destas conversões seja cadastrada errada, todos os produtos que utilizam aquele material terão seus custos afetados.

Exemplo: O material tem unidade de estoque em KILOS, mas o recebimento é feito em TONELADAS. É obrigatório ter uma unidade de conversão que diga – 1 tonelada = a 1.000 kilos, para que o sistema faça a conversão corretamente.

OBS: Alguns cadastros são feitos com unidades em que não é possível medir, por exemplo: caixa, rolo… Uma caixa pode conter 10 peças mas outra 20 peças, por isso esta não é uma unidade de medida mensurável. É comum que os sistemas não atendam este tipo de conversão e isso interfere no cálculo do custo.

• Unidades Mensuráveis: metro, centímetro, grama, kilo, tonelada, metro quadrado, metro cúbico e suas derivações;
• Unidades não Mensuráveis: caixa, rolo, pacote, etc..

4. Erro de CFOP no recebimento

Cada CFOP utilizada em uma nota fiscal de compra faz uma tratativa diferente destes materiais nas movimentações do sistema. Por isso quando o recebimento de XML de NFe são feitos com CFOP errada, o custo é diretamente impactado.

Exemplo: São considerados no cálculo de custo apenas as notas fiscais de compra para calcular o preço dos materiais comprar. Caso um material seja recebido com o CFOP errado, e este for do tipo “Operação de Remessa”, a entrada da Nota Fiscal não será considerada na apuração de custo daquele mês.

5. Não fazer todos os apontamentos

Os apontamentos de produção trazem os registros do que foi produzido, quando e quais materiais foram utilizados na produção. Ou seja, as informações são primordiais para a apuração de custos correta. Ainda vemos empresas que com dificuldade em executar o processo corretamente e que constantemente se deparam com falhas (e faltas) no apontamento. Interferindo assim, no resultado da apuração de custos, e consequentemente, na eficiência da gestão de custos.

6. Ajustar o estoque

Os cálculos de custos consideram os dados reais que são gerados durante os processos de abertura de ordem, saída do material do almoxarifado para a produção, apontamento de produção para entrada no estoque. Já os movimentos de ajustes (por serem exceções, ou pelo menos deveriam ser) não são considerados nos cálculos de apuração de custos feito via sistema ERP, por isso quando uma ajuste de estoque é realizado o resultado da apuração de custos é impactado diretamente.

Se você está buscando melhorar a gestão de custos indústrias na sua fábrica, nós podemos te ajudar.

No Q4-ERP a apuração de custos é realizada de forma ágil e confiável, permitindo sua empresa a tomar as melhores decisões para redução de custos e novos investimentos.