Todos sabemos que o faturamento é um dos processos mais críticos dentro de uma indústria, e que de forma alguma pode se tornar um gargalo. Caso algo não funcione no momento da emissão da nota fiscal, sua empresa corre o risco de atrasar as entregas e ficar em demérito com o seu cliente.

As indústrias que trabalham com o processo Milk Run, por exemplo, e que precisam disponibilizar o produto com a nota fiscal em janelas de horários cronometrados, não podem se deparar com falhas. É imprescindível que tudo ocorra bem.

Neste artigo, falaremos sobre o melhor maneira de realizar o faturamento e automatizar este processo para que não haja impactos negativos na sua empresa.

Como agilizar o faturamento e expedição na sua indústria?

Com automação! A resposta parece óbvia, mas não é. Quando falamos em automação do processo de faturamento e expedição existem diversos fatores a serem considerados, no entanto, algumas empresas não os fazem.

Muitas indústrias implantam sistemas de emissão de notas acreditando que estão automatizando o faturamento. Mas ao olhar de perto, podem perceber que apesar de utilizar um software para emissão de NFe, o processo de faturamento em si, continua manual. Essa situação acontece por vários motivos:

• Desintegração entre o faturamento e o chão de fábrica;
• Falta de estrutura do sistema para conversão de códigos;
• Falta de rastreabilidade automática.

Por isso, ao falar em agilizar o faturamento e expedição, é fundamental que se pense nesse processo de forma integrada com a produção. Afinal, algumas informações crucias que estarão na nota fiscal partem de lá, como por exemplo, os números de lote que garantem a rastreabilidade do produto.

Como escolher um software para o faturamento?

Nesse ponto, você já deve ter percebido que para otimizar o faturamento e a expedição na sua indústria é necessário contar com uma ferramenta para isso. Existem alguns cuidados a serem tomados ao avaliar as opções de software no mercado. Questione o vendedor se:

1. O software foi feito para indústrias?

É importante saber para que segmento aquele software foi criado, pois a emissão de nota fiscal pode variar de um segmento pro outro. Como é o caso de um distribuidor e uma indústria por exemplo.

Na indústria, não é possível separar o processo de faturamento do processo de produção. O faturamento precisa receber automaticamente as informações dos materiais prontos na expedição para faturar, já que o vínculo dos lotes de fabricação com as notas fiscais é o que garante a rastreabilidade da produção.

2. O software faz conversão de códigos automática?

Alguns clientes podem exigir que você envie a nota fiscal de venda utilizando o código do produto dele, mas isso não significa que você deve adotar o código dele para uso interno. Até porque, isso iria gerar um quantidade de produtos cadastrados enorme, e duplicados, já que você pode produzir o mesmo item para diversos clientes. Por isso, para escolher um software para automatizar o faturamento é importante avaliar se este software faz a conversão automática do código interno para o código do cliente no momento da emissão da nota fiscal. Isso garante que você atenda a exigência do seu cliente, sem sobrecarregar o seu processo e perder agilidade no faturamento.

3. O software gera etiquetas de expedição automaticamente?

Etiquetas de expedição é outra exigência comum. Alguns clientes aceitam que você utilize uma etiqueta no seu padrão, outros querem que você envie o material com a etiqueta no padrão dele como é o caso de fornecedores de montadora. Por isso, é importante avaliar se o software que você pretende utilizar disponibiliza a opção de geração de etiquetas de expedição automaticamente e se é possível customizar estas etiquetas de acordo com os requisitos específicos do seu cliente.

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