Realizar uma boa gestão de compras é essencial para o futuro de qualquer indústria. A área de compras é responsável por abastecer a linha de produção com componentes do seu produto final, impactando diretamente no valor e qualidade oferecido aos clientes. Existem recursos disponíveis que auxiliam o dia a dia de compras e que ajudam a sua indústria a ter um melhor desempenho.

Neste artigo vamos apresentar 6 ferramentas que todo comprador precisa ter que facilita as atividades e melhora a gestão de compras da sua empresa.

Ferramentas que facilitam sua gestão de compras

1. Ordem de compra

Uma ordem de compra é o documento principal da área de compras, e guia todo o resto do processo. Em uma ordem ou pedido de compra é especificado o item, quantidade e data de entrega. Com um sistema de gestão a emissão dessa ordem é mais rápida e menos suscetível a erros e não conformidades. Uma vez que é possível estabelecer regras para emissão de pedidos apenas para fornecedores qualificados.

2. Programa de Entrega

O programa de entrega nada mais é do que um acordo comercial feito entre duas empresa, onde se estipula quais materiais e a quantidade média que deverá ser fornecido por um período. Existe a possibilidade de gerar um arquivo eletrônico para o fornecedor baseado nas quantidades já calculadas pelo PCP. Com um arquivo eletrônico, o comprador economiza tempo de digitação de pedidos e reduz o risco de solicitar quantidades ou datas erradas. Além disso, se integrado ao contas à pagar, os atrasos em pagamentos por falta de recebimento da nota fiscal ou boleto deixam de acontecer.

3. Qualificação do Fornecedor

Além de armazenar todas as informações de cadastro do fornecedor, um sistema de gestão também registra quais fornecedores estão qualificados para cada material. E informações como prazos de fornecimento, quais impostos serão aplicados para as suas vendas e, é claro, os preços. Todas essas informações ficam separadas por fornecedor e por material, a fim de agilizar a consultas e fornecendo dados para uma negociação. E ainda é possível definir a participação de cada fornecedor para um determinado material nos casos de empresas que trabalham com mais de um fornecedor qualificado, para garantir o suprimento em caso de falha do fornecedor principal.

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4. Histórico e Acompanhamento das Compras

Um sistema de gestão também auxilia no armazenamento de dados dos pedidos de compra emitidos e das notas fiscais recebidas. As informações do que já foi recebido e o que se encontra pendente ficam disponíveis em tempo real. Agilizando o processo de acompanhamento do andamento dos pedidos e follow-up com fornecedor, uma vez que, o comprador não precisa perder tempo levantando informações e gerando relatórios. Com essa ferramenta o comprador pode se concentrar no contato e negociação com o fornecedor.

5. Documentação para Auditorias

Os sistemas que seguem as melhores práticas de mercado são estruturados de forma a garantir a qualidade do processo de compras. No caso, a norma ISO, que exige registros de qualificação do fornecedor, cotações de preços e aprovação de pedidos. Um ERP automaticamente registra todas estas informações e disponibiliza de forma simples e rápida, portanto, eliminando a necessidade de elaborar documentações extras para efeitos de auditoria. Todo o processo é feito, garantido e verificado através do próprio sistema.

6. Gerenciamento do Relacionamento com o fornecedor (SRM)

É importante centralizar todas as informações, e um sistema de gestão cumpre este papel. Possuir os dados centralizados das solicitações feitas e os recebimentos do fornecedor, permite avaliar a performance através de relatórios extraídos do próprio sistema. O comprador pode se dedicar a avaliar melhor essa performance, definir planos de ação e trabalhar no desenvolvimento deste e outros fornecedores.

Você comprador tem alguma sugestão de outras ferramentas indispensáveis? Concorda com as incluídas na lista?

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