A qualidade do atendimento dos seus fornecedores impacta diretamente na qualidade do seu atendimento para com seus clientes. Diante disto, além de se tratar uma norma da ISO 9001:2015, a gestão de fornecedores é essencial para a vida da sua empresa.

Dentro da cadeia de fornecimento da indústria automotiva, os processos de qualificação e gestão de fornecedores estão sendo exigidos em vários níveis, e não apenas entre montadoras e sistemistas. Os sub-fornecedores também precisam monitorar seus fornecedores e assim por diante.

E para uma boa gestão de fornecedores, é importante que seja realizado o acompanhamento de desempenho de todos eles. Mas como realizar este acompanhamento? Com as informações fornecidas por áreas como compras, logística e qualidade. Veremos um exemplo mais adiante.

Pensando nisso, neste post falaremos sobre como o Q4-ERP pode ajudar a sua empresa a garantir uma melhor gestão de fornecedores.

Como um sistema de gestão pode melhorar a gestão de fornecedores?

Um ERP facilita a gestão de fornecedores, principalmente por integrar as informações que compras, logística e qualidade necessitam para fazer o acompanhamento do desempenho do fornecedor. Um exemplo desta integração é quando o departamento de compras emite um pedido de compra para o fornecedor, e a logística possui todos os dados referente ao pedido no momento do recebimento para fazer a comparação entre a NF recebida e o pedido de compras, para se for o caso identificar as divergências. Essas mesmas informações ainda são encaminhadas para a área de qualidade para inspeção de recebimento antes de entrarem definitivamente no estoque da empresa.

Ter todas as informações em um único sistema facilita o trabalho de compartilhamento de dados, economizando o tempo e diminuindo os erros que podem ocorrer em todo o processo.

9 recursos para a gestão de fornecedores no Q4-ERP

1. Emissão de requisição de compra com aprovação em vários níveis

O departamento de compras recebe diariamente diversas requisições de compra. Feito de forma eletrônica, o processo pode ser otimizado pois substitui as requisições em papel e por e-mail. Além disso, este recurso garante que as pessoas estão solicitando compras considerando o limite de valor por funcionário, e permite incluir níveis de aprovação para que responsável pela área aprove a requisição antes mesmo de chegar em compras.

2. Geração de pedido ou programação de compra

As requisições de compra podem virar um pedido ou programação de compra. Esta possibilidade facilita o processo de planejamento já que vários itens podem ser agrupados em um único pedido para um único fornecedor. Além de dar maior poder de negociação para o comprador, já que envia pedidos em maiores quantidade ao invés de enviar vários pedidos pequenas diversas vezes no mês.

3. Aprovação de pedido de compra online

A aprovação de pedidos online permite que os responsáveis (supervisores, gerentes ou diretores), aprovem os pedidos de qualquer lugar, sem precisar ir até a empresa só para aprovar um pedido.

4. Histórico de negociação de preços

Com o registro da qualificação de cada fornecedor e as negociações de preço, é possível criar um histórico de preço daquele produto. Este recurso é muito útil no momento de uma negociação comercial com o fornecedor. Nos casos de fornecedores de montadora por exemplo, este recurso é utilizado quando é necessário apresentar uma justificativa de custos de produção quando a montadora solicita redução de preços.

5. Acompanhamento dos pedidos de compra

Com a integração de compras, recebimento e estoque, os compradores podem acompanhar em tempo real o status de cada pedido para fazer o follow-up com o fornecedor. Neste caso, exclui a necessidade de gastar tempo emitindo relatório, pois toda a informação necessária para o acompanhamento dos pedidos fica disponível em uma tela.

6. Inspeção de qualidade

A qualidade também é parte da gestão de fornecedores, por isso no Q4-ERP é possível criar planos de inspeção de qualidade no recebimento (por amostragem, skipe lote e etc.). Dessa forma, antes mesmo do material ser liberado para estoque ele passa pela inspeção e caso seja identificado alguma não conformidade ou defeito de qualidade, é possível fazer o bloqueio do material e emitir uma NF de devolução para o fornecedor.

7. Histórico de qualidade e evidências para auditoria

Todas as inspeções ficam registradas, assim como as qualificações de fornecedor e histórico de compras. Quando chega o momento da auditoria, tudo que o auditor solicitar já está pronto só precisa ser consultado. Não há necessidade de gerar relatórios específicos para auditorias.

8. Alerta de divergência entre pedidos e NFe

Com a integração entre compras e recebimento, ao receber uma NFe o sistema valida automaticamente se a NF está de acordo com as informações do pedido de compra. Caso seja identificado alguma divergência, é gerado um alerta para que comprador verifique e aprove ou não o recebimento.

9. Bloqueio de fornecedor pela qualidade

Quando um fornecedor está com muitos problemas de qualidade, a própria área de qualidade pode gerar um bloqueio para que a área de compras não emita nenhum pedido de compra para aquele fornecedor durante um período.

Como estes recursos auxiliam na redução de custos?

1. Maior poder de negociação

Negociar preços melhor é uma das principais funções dos compradores, e quanto mais os compradores conseguem consolidar pedidos, mais pode de negociação eles ganham com os fornecedores. E para que isso aconteça é necessário que compras receba a demanda de materiais da área de planejamento de forma consolidada.

2. Estipular limite de gastos

Uma terceira área que poderia gerar economia através da disciplina do processo é o limite de aprovação. Interessantes discussões sobre limites de gastos ocorrem quando as pessoas tentam articular porque o limite máximo para gastar em hardware de computador sem aprovação de supervisão deve ser de US$250, mas para encomendar estoque de aço para operações de fabricação, o máximo deve ser de US$250.000. Definir, quando, quanto e para quem uma requisição de compra deve ser articulada.

3. Redução de tempo com automatização

Uma oportunidade de economizar tempo, se não for necessariamente grandes economias em dinheiro, ocorre quando você desenvolve confiança suficiente na saída do sistema de planejamento para permitir que ele gere automaticamente requisições de compra. Seja cauteloso e obsessivo sobre a compreensão deste recurso, no entanto; É provável que quando você joga o switch o sistema ERP tentará maciçamente over-buy ou under-buy, dependendo das regras que você carregou em dados mestre.

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