De acordo com o relatório ERP 2018 da consultoria Americana Panorama, especializada em implantação de ERP, 64% das organizações entrevistadas que implantaram sistema ERP recentemente reportaram que gastaram mais dinheiro do que a estimativa apresentada pelo fornecedor, 79% demoraram mais do que o prazo inicialmente estabelecido e mais de 50% disseram experienciar algum tipo de problema com processos após o go-live como parada de faturamento ou dificuldade de fazer fechamentos fiscais.

Por que ainda vemos estes números negativos relacionados a implantação de ERP, e o que pode ser feito para evitar que você também caia nestas armadilhas de implantação de ERP? Com base na nossa experiência de mais de 23 anos trabalhando com implantação de ERP em indústrias, sabemos que existem alguns fatores críticos para que se tenha sucesso em uma implantação de sistema de gestão ERP, é sobre isso que vamos falar neste post.

Os fatores de sucesso em uma implantação de ERP

1. Alinhamento com a estratégia geral da companhia

É muito comum nos depararmos com projetos de implantação de ERP que tem como objetivo resolver apenas um problema pontual, e não é parte da estratégia geral da companhia. Esse desalinhamento é um grande desafio nas implantações pois gera conflitos de interesses na organização, resistência a mudanças e as pessoas não conseguem enxergar o valor que a solução pode trazer para o negócio. Por isso ainda no processo de venda é importante que o consultor ajude o cliente a ter muita clareza nos objetivos e expectativas com relação ao projeto, e identificar como este projeto está alinhado com a estratégia geral da empresa.

2. Mapeamento de Processos

É impossível falar de implantação de ERP sem falar de mapeamento de processos organizacionais, mas ainda é assim que muitas empresas vendem ERP. Um sistema ERP é apenas uma ferramenta para otimizar os processos de trabalho, para que uma implantação seja bem sucedida é preciso que existam processos de trabalho organizados antes de mais nada. Este é um dos motivos pelo qual muitas implantações falham. Quando não é realizado um mapeamento de processo logo no início do projeto, antes mesmo de ser definido o escopo, quando o projeto chega em fase de implantação começam a surgir inúmeros problemas de falta de aderência da solução aos processos, e necessidade de criar processos novos, mas como não houve um planejamento para isso, surgem resistências internas.

3. Escopo realista

Seja para conseguir o contrato ou por falta de experiência com vendas consultivas, muitos fornecedores de ERP acabam vendendo um “escopo não realista” que depois resulta em mais horas de projeto, mais custos para o cliente, e menos soluções entregues. Já vimos inúmeras vezes indústrias que implantaram um ERP, que atende apenas a área administrativa e não possui integração nenhuma com a fábrica. Qual é a objetivo de um escopo de implantação de ERP em uma indústria que não inclui os processos industriais? Ou então, escopos de projetos com horas muito reduzidas que obviamente não são suficientes para a finalização do projeto, gerando custos extras para o cliente. Por isso é importante que ao comparar propostas de fornecedores, não compare “maças com bananas”, é preciso entender em detalhes os processos que fazem parte do escopo do projeto, e não apenas comparar o preço final.

4. Envolvimento das pessoas

Os processos são um dos pilares de uma implantação de sucesso, e as pessoas são o outro. Para que um sistema ERP gere os resultados esperados é preciso que ele seja bem alimentado pelas pessoas, com informações de qualidade. Outro fator crítico de sucesso em uma implantação de ERP é o envolvimento e comprometimento das pessoas. Já presenciamos implantações de ERP onde o cliente teve uma abordagem top-down de gestão – o diretor decide e impõe a mudança sem envolver as pessoas que estão na linha de frente da operação – e vimos que isso não funciona. As pessoas que irão utilizar a ferramenta no dia a dia é que entendem do processo, e quando elas são envolvidas na avaliação da ferramenta e na fase de mapeamento de processos, o nível de sucesso do projeto é muito maior.

5. Gerenciamento de Projeto

O mau gerenciamento de projetos e controles podem causar estragos em qualquer implementação. Por isso é importante definir logo no início as responsabilidade de cada um na equipe de projeto. Além do gerente de projetos do fornecedor do software, é importante que a empresa também determine um gerente de projetos interno, essa pessoa faz toda a diferença no sucesso de uma implantação.

 Já passou por uma implantação de sistema de gestão ERP que não saiu como o esperado?

Seu sistema atual não atende todas as áreas do seu negócio?

É o seu primeiro projeto de implantação de ERP e você não quer cair em uma dessas armadilhas?

Nós podemos te ajudar. Solicite o contato de um dos nosso consultores que irá fazer um diagnóstico da sua empresa e propor uma solução que se encaixe com a sua realidade.